KakaFlow KB

Quy trình soạn, đóng gói và giao hàng cho ĐVVC hiệu quả

11 phút đọc

Quy trình soạn, đóng gói và giao hàng cho ĐVVC hiệu quả

Trust: ★★★☆☆ (0.90) · 0 validations · experiential

Published: 2024-07-10 · Source: crawler_authoritative

Tình huống

Người bán Shopee cần tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng từ soạn hàng đến giao cho đơn vị Vận chuyển, đặc biệt khi có nhiều đơn hàng với các phương thức vận chuyển khác nhau (Hỏa tốc, Nhanh, Hàng Cồng Kềnh, Tiết kiệm).

Insight

Để quy trình lấy, gửi và giao hàng diễn ra suôn sẻ, cần có đội ngũ nhân viên kho chất lượng với các vai trò chính: sắp xếp giao hàng cho ĐVVC, in giấy tờ Vận chuyển (Phiếu gửi hàng AWB), soạn sản phẩm vào hộp carton tái chế và dán Phiếu gửi hàng chứa Mã vận đơn, bàn giao kiện hàng cho nhân viên đóng gói. Thứ tự ưu tiên vận chuyển: Ưu tiên 1 - đơn trễ hạn giao hàng và đơn Hỏa tốc; Ưu tiên 2 - đơn vận chuyển Nhanh và Hàng Cồng Kềnh; Ưu tiên 3 - đơn vận chuyển Tiết kiệm. Nên tách đơn lẻ (1 sản phẩm) và đơn nhiều sản phẩm, lọc theo SKU tại trang Giao hàng loạt để xử lý đơn 1 sản phẩm trước vì hoàn thành nhanh hơn. Khi đóng gói: đựng sản phẩm đã soạn vào thùng carton/hộp nhựa riêng, giữ vật liệu đóng gói trong cùng khu vực, phân chia khu vực theo loại sản phẩm (dễ hư hỏng/dễ đổ vỡ/giá trị cao), tuân thủ Quy định đóng gói đơn hàng của Shopee, kiểm tra hướng in/dán Phiếu gửi hàng để ĐVVC quét mã thành công.

Hành động

Sắp xếp đơn hàng theo đợt dựa trên Hạn gửi hàng với thứ tự ưu tiên: đơn trễ hạn và Hỏa tốc → Nhanh và Hàng Cồng Kềnh → Tiết kiệm. Tại trang Giao hàng loạt, lọc đơn hàng theo SKU (1 sản phẩm) để xử lý trước, có thể bàn giao tất cả đơn 1 sản phẩm cho 1 nhân viên. Khi ĐVVC đến lấy hàng: đảm bảo đơn sẵn sàng, cập nhật địa chỉ giao hàng chính xác, tách biệt đơn hàng theo phương thức Vận chuyển khác nhau, phân chia kiện hàng theo thời gian lấy hàng, bố trí khu vực gửi hàng gần lối ra/vào kho, đảm bảo shipper quét mã đơn tại chỗ xác nhận lấy hàng thành công, liên hệ shipper qua số điện thoại trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu không đến lấy hàng, lưu giữ hồ sơ các đợt dời lấy hàng. Khi tự mang hàng ra bưu cục: biết vị trí và thời gian làm việc bưu cục, mang kiện hàng chưa được ĐVVC lấy theo lịch, đảm bảo shipper quét mã đơn tại chỗ. Nếu gặp vấn đề giao hàng cho ĐVVC, liên hệ trực tiếp với ĐVVC. Nếu bị phạt sai điểm Sao Quả Tạ do lỗi ĐVVC, gửi khiếu nại lên Shopee trên Kênh Người Bán để loại bỏ điểm phạt.

Điều kiện áp dụng

Áp dụng cho tất cả người bán Shopee có kho hàng và xử lý đơn hàng thông qua các đơn vị Vận chuyển

Nội dung gốc (Original)

Thông Báo Mới Tất cả Cập Nhật Mới Nhất Quy Định Shopee Tính năng mới Cập Nhật Vận Chuyển Phương Thức Vận Chuyển Shopee Phân Bổ ĐVVC Tự Động Người Bán Kinh Nghiệm Shopee Captain Câu chuyện thành công Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Thanh toán & Trả hàng Về Chương trình & Công cụ Về Tăng doanh thu Về Xử lý đơn hàng & Vận chuyển Về Quản lý Shop Về Đăng bán sản phẩm Tổng Quan Khởi động bán hàng Shopee Shopee - Certified SSP Shopee-Certified Enablers Sao Quả Tạ Quy Định Vận Hành Quy Định Đăng Bán Quy Định Chat Shopee Mall Quản Lý Shop Thông Tin Thị Trường Shopee Uni Bắt Đầu Bán Hàng Thiết Lập Shop Kênh Quản Lý Shop Tài Khoản Và Bảo Mật Trang Trí Shop Chế Độ Tạm Nghỉ Nền Tảng Tài Khoản Phụ Quản Lý Đơn Hàng Hướng Dẫn Kết Nối API Xử Lý Đơn Hàng Vận Chuyển Quản Lý Tồn Kho Quản Lý Sản Phẩm Đăng Bán Mới Đăng Bán Hàng Loạt Hàng Đặt Trước Mẹo Hay về Đăng Bán Kênh Marketing Chương trình Tăng Đơn Cùng KOL YouTube Shopping Shopee Video Tiếp thị liên kết Người bán Quảng cáo Ngoại sàn Tổng Quan về Shopee MKT Chương Trình Shopee Công Cụ Marketing Của Shop Shopee Live Dịch Vụ Hiển Thị Gói Dịch Vụ & Chương Trình Mẹo Tăng Doanh Thu Tài Chính Quản Lý Doanh Thu SEasy - Cho Vay Người Bán Quy Trình Thanh Toán Số dư TK Shopee Phân Loại Phí Dữ Liệu Phân Tích Dữ Liệu Bán Hàng Hiệu Quả Hoạt Động Phát Triển Bán Hàng Toàn Cầu Chủ Động Bán Hàng Toàn Cầu Shop Yêu Thích Chăm Sóc Khách Hàng Dịch Vụ CSKH Sự Hài Lòng của Người Mua Trả Hàng/ Hoàn Tiền Trả Hàng / Hoàn Tiền Quản Lý Đơn Hàng Xử Lý Đơn Hàng Các phương pháp soạn, đóng gói hàng hóa và giao hàng cho ĐVVC Các phương pháp soạn, đóng gói hàng hóa và giao hàng cho ĐVVC 10-07-2024 Đánh dấu trang

Để các quá trình lấy, gửi và giao hàng diễn ra suôn sẻ, Người bán cần có đội ngũ nhân viên kho chất lượng đóng các vai trò hỗ trợ chính sau:

Các vai trò chính của Nhân viên Kho khi xử lý đơn hàng

⚠️Lưu ý:

  • Tuỳ thuộc vào nhu cầu và mô hình kinh doanh của Shop, mỗi vai trò trên có thể có 1 hoặc nhiều nhân viên đảm nhận hoặc bạn có thể thay thế hoàn toàn bằng vai trò khác.
  • Ví dụ: Một nhân viên có thể đảm nhận cả hai vai trò: soạn hàng và đóng gói hàng.

Dù bạn phân bổ nguồn nhân lực như thế nào thì điều quan trọng là phải có người chịu trách nhiệm điều phối các vai trò chính sau:

Sắp xếp giao hàng cho ĐVVC. In các giấy tờ vận chuyển liên quan, ví dụ: Phiếu gửi hàng (AWB) Soạn sản phẩm vào các hộp tương ứng (ví dụ: hộp carton tái chế) và dán Phiếu gửi hàng chứa Mã vận đơn lên để dễ dàng đóng gói. Bàn giao các kiện hàng cho nhân viên đóng gói.

Xây dựng nền tảng kho có tổ chức và vững chắc sẽ giúp Shop tối ưu hóa được quy trình xử lý đơn hàng của mình.

  1. Mẹo lọc và bàn giao đơn hàng cho nhân viên soạn hàng/ đóng gói

Sau khi xác nhận đơn đặt hàng, các đơn hàng nên được sắp xếp vận chuyển theo đợt dựa trên Hạn gửi hàng. Người bán có thể tham khảo các mẹo sau nhằm đẩy nhanh tiến độ soạn hàng và đóng gói.

Ưu tiên thứ tự vận chuyển sau trong mỗi đợt:

Ưu tiên 1: đơn trễ hạn giao hàng, đơn hàng thuộc phương thức vận chuyển Hỏa tốc. Ưu tiên 2: đơn hàng thuộc phương thức vận chuyển Nhanh và Hàng Cồng Kềnh. Ưu tiên 3: đơn hàng thuộc phương thức vận chuyển Tiết kiệm.

Tách đơn lẻ và đơn nhiều sản phẩm trong mỗi đợt vận chuyển:

Tại trang Giao hàng loạt, lọc đơn hàng theo SKU (1 sản phẩm). Nên đóng gói đơn 1 sản phẩm riêng lẻ do sẽ hoàn thành nhanh hơn. Để đẩy nhanh tốc độ, Người bán có thể cân nhắc bàn giao tất cả đơn đặt 1 sản phẩm cho 1 nhân viên soạn hàng/ đóng gói chuẩn bị.

Lọc đơn hàng theo SKU (1 sản phẩm) để xử lý trước qua trang Giao hàng loạt trên Kênh Người Bán

  1. Mẹo soạn hàng/ đóng gói sản phẩm Đựng sản phẩm đã soạn của từng đơn vào một thùng carton/ hộp nhựa hoặc khay riêng và các phiếu gửi hàng vào hộp riêng khác để dễ dàng kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói. Giữ tất cả các vật liệu đóng gói trong cùng một khu vực để đảm bảo rằng có đầy đủ vật liệu cho các đợt đóng gói. Phân chia khu vực đóng hàng theo loại sản phẩm, ví dụ: sản phẩm dễ hư hỏng/ dễ đổ vỡ/ có giá trị cao. Tuân thủ theo Quy định đóng gói đơn hàng của Shopee. Kiểm tra hướng in/ dán của Phiếu gửi hàng và chất lượng kiện hàng để ĐVVC quét mã thành công trong quá trình bàn giao hàng.

  2. Mẹo khi Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng Đảm bảo đơn đặt hàng sẵn sàng để ĐVVC lấy hàng. Luôn cập nhật địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ để ĐVVC có địa chỉ chính xác. Tách biệt các đơn hàng thuộc các phương thức vận chuyển khác nhau nhằm đảm bảo bạn đã gắn nhãn đúng. Nếu kho có không gian, Người bán có thể: Phân chia kiện hàng theo thời gian ĐVVC đến lấy hàng (ví dụ: Nhóm A cần giao trong hôm nay, Nhóm B cần giao cho ngày mai) Bố trí khu vực gửi hàng- outbound gần lối ra/ vào nhà kho giúp các ĐVVC dễ dàng tiếp cận hơn và giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn. Hãy đảm bảo các shipper quét mã đơn ngay tại chỗ để xác nhận lấy hàng thành công. Liên hệ với shipper qua số điện thoại hiển thị trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu họ không đến lấy hàng và sắp đến giờ Shop đóng cửa. Lưu giữ hồ sơ các đợt dời lấy hàng hoặc lấy hàng không thành công do shipper không đến lấy hàng. ⚠️Lưu ý:

  • Nếu bạn gặp các vấn đề liên quan đến giao hàng cho ĐVVC, hãy liên hệ trực tiếp với ĐVVC để được giải quyết nhanh nhất nhé!
  • Khi xem xét Hiệu quả hoạt động Shop và các chỉ số như Tỷ lệ đơn hàng không thành công, Tỷ lệ giao hàng trễ hoặc Thời gian chuẩn bị hàng, Shopee sẽ chủ động loại trừ các đơn không phải lỗi của Người bán để đánh giá công bằng hơn.
  • Nếu cảm thấy mình bị phạt sai điểm Sao Quả Tạ do lỗi của ĐVVC không đến lấy hàng hoặc lấy hàng trễ, Người bán có thể gửi khiếu nại Sao Quả Tạ lên Shopee trên Kênh Người Bán để loại bỏ điểm phạt và khôi phục lại các đặc quyền của Shop.
  1. Mẹo khi Người bán tự mang hàng ra bưu cục Biết vị trí và thời gian làm việc của bưu cục gần bạn. Tham khảo danh sách này nhé! Mang các kiện hàng chưa được ĐVVC đến lấy theo lịch ra bưu cục để giao hàng kịp thời cho Người mua. Hãy đảm bảo các shipper quét mã đơn ngay tại chỗ để xác nhận lấy hàng thành công.

Bài viết này có hữu ích đối với bạn? Có nè Không hẳn Quay lại: Lên kế hoạch nhân sự và thời gian làm việc của Người bán Tiếp theo: Sắp xếp giao hàng cho đơn vị vận chuyển Tham khảo thêm Mẹo vận hành dịp Tết Nguyên Đán 2026 dành cho Người bán Shopee Quản lý các đợt gửi hàng tại bưu cục trên Bàn Giao Đơn Hàng Quản lý các chuyến ĐVVC đến lấy hàng trên Bàn Giao Đơn Hàng Mục lục bài viết

  1. Mẹo lọc và bàn giao đơn hàng cho nhân viên soạn hàng/ đóng gói

  2. Mẹo soạn hàng/ đóng gói sản phẩm

  3. Mẹo khi Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng

  4. Mẹo khi Người bán tự mang hàng ra bưu cục

Liên kết

Xem thêm:

Sơ đồ

Liên kết ngược