KakaFlow KB

Quản lý đơn hàng giao không thành công trên Shopee

9 phút đọc

Quản lý đơn hàng giao không thành công trên Shopee

Trust: ★★★☆☆ (0.90) · 0 validations · factual

Published: 2023-06-06 · Source: crawler_authoritative

Tình huống

Người bán Shopee cần xử lý các đơn hàng giao không thành công, theo dõi trạng thái Hoàn trả và quản lý kho hàng khi nhận lại sản phẩm từ đơn vị Vận chuyển

Insight

Tính năng Quản lý đơn giao không thành công trên Shopee tự động ghi nhận các đơn hàng giao không thành công, giúp người bán theo dõi chi tiết trạng thái đơn Hoàn trả: đang trả hàng, đã trả hàng, trả hàng không thành công. Người bán có thể truy cập tính năng này qua mục Giao Không Thành Công trong Đơn hàng hoặc xem tổng quan tại Bảng tổng quan. Hệ thống tự động ghi nhận các đơn giao không thành công, người bán chỉ cần theo dõi và nhập lại hàng vào kho khi nhận được hàng hoàn. Có thể tìm kiếm đơn hàng bằng ID đơn hàng, ngày cập nhật và xem chi tiết thông tin Vận chuyển bằng cách di chuyển chuột vào trạng thái đơn. Đối với đơn Chờ hoàn, có 3 mục kiểm tra: Tất cả (tất cả đơn hàng), Hàng thất lạc (các đơn bị thất lạc), Đơn ‘Đã trả hàng’ hôm nay (đơn hàng trong ngày được Shipper trả về). Người bán có thể tải file Excel để đối chiếu trạng thái giữa hệ thống và thực tế khi cần liên hệ CSKH hỗ trợ/khiếu nại.

Hành động

Xử lý đơn hàng giao không thành công theo 2 trường hợp: 1) Đơn hàng trả về thành công và nguyên vẹn: Chọn ‘nhập lại vào kho’ khi đã nhận được hàng từ đơn vị Vận chuyển, hệ thống sẽ tạo phiếu nhập lại số lượng hàng. Có thể chọn ‘Đồng ý nhập kho trực tiếp’ để nhập nhanh mà không cần xác nhận phiếu nhập hàng. 2) Hàng bị thất lạc hoặc không còn nguyên vẹn: Chọn ‘Thêm chi phí’ tại mục Chi phí khác nếu hàng không thể tiếp tục bán. Nếu hàng thất lạc, hệ thống tự động hiển thị khoản đền bù từ Shopee. Nếu hàng bị hư hỏng, cần liên hệ CSKH ngay để được hỗ trợ và khiếu nại kịp thời. Lưu ý quan trọng: Khi nhận hàng hoàn cần quay video mở hàng để có bằng chứng xác thực với Shopee trong trường hợp lỗi từ đơn vị vận chuyển hoặc người mua. Để kiểm tra đơn Chờ hoàn: Chọn Giao hàng không thành công > Chờ hoàn để kiểm tra thông tin. Để tải file Excel đối chiếu: Tại Giao không thành công, nhấn biểu tượng mũi tên > chọn Tất cả trang > chọn Xuất danh sách các đơn hàng đã chọn.

Kết quả

Hệ thống kế toán tự động cập nhật: Nếu đơn được nhập về kho hoàn tất, hệ thống sẽ tự động giảm trừ Doanh thu, Giá vốn hàng bán và Lợi nhuận gộp tương ứng với đơn hàng hoàn. Nếu đơn thất thoát hoặc hư hỏng không nhập lại được, thông tin chi phí thất thoát sẽ được ghi nhận dưới dạng chi phí khác trong mục Kết Quả Kinh Doanh và Nhật Ký Giao Dịch.

Điều kiện áp dụng

Áp dụng cho tất cả người bán Shopee sử dụng Kênh Quản Lý Shop khi có đơn hàng giao không thành công

Nội dung gốc (Original)

Quản lý đơn hàng giao không thành công - Kênh Quản Lý Shop 06-06-2023 Đánh dấu trang

  1. Giới thiệu tính năng theo dõi và xử lý các đơn giao không thành công

Quản lý đơn giao không thành công là tính năng tự động ghi nhận những đơn hàng Shopee giao không thành công. Tính năng này giúp Người Bán giảm thiểu các bước quản lý thủ công cũng như giảm tỷ lệ rủi ro thất thoát hàng hóa.

Tính năng Quản lý đơn giao không thành công giúp các shop theo dõi chi tiết thông tin trạng thái đơn hoàn trả của đơn vị vận chuyển: đang trả hàng, đã trả hàng, trả hàng không thành công.

Để xem các đơn giao không thành công, Người Bán có thể chọn vào mục Giao Không Thành Công ở tính năng Đơn hàng.

Ngoài ra, có thể xem thông tin các đơn giao không thành công ở Bảng tổng quan.

  1. Hướng dẫn xử lý các đơn Shopee giao không thành công

Các đơn hàng Shopee giao không thành công sẽ được hệ thống tự động ghi nhận, Người Bán chỉ cần theo dõi và nhập lại hàng vào kho khi hàng được hoàn về.

Cách xử lý đơn hàng Shopee sau khi đã nhận lại hàng: Nhấn Giao không thành công - chọn Trạng thái hoàn → chọn Trạng thái hoàn muốn kiểm tra

💡Mẹo:

  • Người bán có thể tìm đơn hàng bằng cách nhập ID đơn hàng, Ngày cập nhật,… để tìm kiếm đơn hàng nhanh hơn.
  • Để xem nhanh được chi tiết thông tin vận chuyển của từng đơn hàng - Người bán hãy di chuyển chuột vào vị trí trạng thái đơn.

Thao tác xử lý đơn hàng giao không thành công

Trường hợp 1: Đơn hàng trả về thành công và nguyên vẹn

Chọn nhập lại vào kho trong trường hợp đã nhận được hàng trả về từ Đơn vị vận chuyển (Hệ thống sẽ tạo phiếu nhập lại số lượng hàng trả vào kho cho đơn hàng) Chọn Đồng ý nhập kho trực tiếp để nhập nhanh vào kho mà không cần qua thao tác xác nhận phiếu nhập hàng - Chọn Xác nhận để hoàn tất

Trường hợp 2: Chọn Thêm chi phí khi hàng bị thất lạc hay không còn nguyên vẹn 

Tại Chi phí khác nhập thêm chi phí nếu hàng hoàn về không thể tiếp tục bán.  Nếu hàng hoàn bị thất lạc, hệ thống sẽ tự động hiển thị tại cột Đền bù và Người Bán sẽ nhận lại khoản bồi thường từ Shopee. Nếu hàng hoàn bị hư hỏng, Người Bán cần nhanh chóng liên hệ CSKH để được hỗ trợ và khiếu nại kịp thời. Nhấn Thêm để hoàn tất. 💡Mẹo: Người Bán cần lưu ý khi nhận hàng hoàn cần quay video mở hàng để có bằng chứng xác thực với Shopee trong trường hợp lỗi đến từ phía đơn vị vận chuyển, người mua,… Nhấn Ok để hoàn tất quá trình thêm chi phí Chọn Xem các giao dịch nếu muốn kiểm tra chi tiết các giao dịch vừa tạo. Hệ thống sẽ tự động đưa người dùng đến mục Thêm giao dịch - bảng Hoàn Tất, tại đây sẽ hiển thị giao dịch vừa được thêm. Nếu cần thay đổi chú thích và lưu các thông tin cần thiết để đối chiếu lại sau này đối với đơn hàng hoàn - Nhấn Chỉnh sửa ghi chú

  1. Hướng dẫn gửi yêu cầu hỗ trợ đối với các đơn Chờ hoàn

3.1 Hướng dẫn Kiểm tra đơn Chờ hoàn:

Chọn Giao hàng không thành công - nhấn Chờ hoàn để kiểm tra thông tin đơn hàng tại mục :

Tất cả: Kiểm tra thông tin tất cả đơn hàng Hàng thất lạc: Kiểm tra các đơn bị thất lạc Đơn “Đã trả hàng” hôm nay: Kiểm tra và đối soát được các đơn hàng trong ngày được Shipper trả hàng về

3.2 Hướng dẫn Tải file Excel để đối chiếu trạng thái giữa hệ thống và thực tế cho các trường hợp cần liên hệ hỗ trợ

Khi có sự chênh lệch Trạng thái xử lý đơn hàng giữa Hệ thống và Thực tế, có thể sử dụng dữ liệu tại file Excel này để liên hệ CSKH để được hỗ trợ/khiếu nại. Tại Giao không thành công, nhấn vào biểu tượng mũi tên > chọn Tất cả trang >chọn Xuất danh sách các đơn hàng đã chọn.  

  1. Hướng dẫn nhập thông tin và quản lý Kế Toán cho các đơn giao không thành công

Trong trường hợp đơn hàng giao không thành công và hàng hoàn về cho Người Bán, hệ thống Kế Toán sẽ tự động cập nhật như sau:

4.1. Trường hợp nếu đơn được nhập về kho hoàn tất

Đơn hàng sau khi giao cho đơn vị vận chuyển sẽ được ghi nhận Doanh thu, Giá vốn hàng bán và Lợi nhuận gộp, tuy nhiên sau khi hàng hoàn về Shop và nhập lại hàng vào kho thì hệ thống sẽ tự động giảm trừ tương ứng 3 khoản này. Người Bán có thể xem khoản giảm trừ ở mục Nhật Ký Giao Dịch.

4.2. Trường hợp nếu đơn thất thoát hoặc hư hỏng không nhập lại được

Để thao tác ghi nhận chi phí thất thoát cho đơn hàng, Người Bán cần thao tác như sau

Bước 1: Chọn mục Giao không thành công

Bước 2: Tìm đơn hàng cần ghi nhận chi phí và chọn Thêm chi phí

Bước 3: Nhập vào cột Chi phí khác khi hàng hoàn về không thể tiếp tục bán

Trong trường hợp hàng hoàn bị thất lạc, Người Bán sẽ nhận được tiền đền bù và hệ thống sẽ tự hiển thị khoản đền bù từ Shopee tại cột Đền bù Chọn OK để đóng hộp thoại hoặc nhấn Xem các giao dịch để được chuyển tiếp đến mục Thêm giao dịch. Để tìm chính xác giao dịch cần bấm hoàn tất, các shop có thể đối chiếu mã đơn hàng bằng cách di chuột vào cột chú thích. Thông tin chi phí thất thoát sẽ được ghi nhận dưới dạng chi phí khác của mục Kết Quả Kinh Doanh và Nhật Ký Giao Dịch.

Bài viết này có hữu ích đối với bạn? Có nè Không hẳn Quay lại: Tính năng Combo Sản Phẩm trong Kênh Quản Lý Shop Tiếp theo: Biên bản bàn giao hàng - Kênh Quản Lý Shop Tham khảo thêm Hướng dẫn cập nhật tồn kho hàng loạt tại Kênh Quản Lý Shop Làm thế nào để liên hệ với Đội ngũ hỗ trợ Kênh Quản Lý Shop Các câu hỏi thường gặp về Quản lý đơn hàng hoàn trả trên Kênh Quản Lý Shop

Liên kết

Xem thêm:

Sơ đồ

Liên kết ngược