KakaFlow KB

Mẹo cung cấp bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền hiệu quả trên Shopee

11 phút đọc

Mẹo cung cấp bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền hiệu quả trên Shopee

Trust: ★★★☆☆ (0.90) · 0 validations · experiential

Published: 2025-06-02 · Source: crawler_authoritative

Tình huống

Người bán Shopee cần khiếu nại các yêu cầu Hoàn trả/hoàn tiền không hợp lý từ người mua, bao gồm các trường hợp như hàng hoàn bị hư hỏng, thiếu sản phẩm, sai hàng, hoặc không đồng ý với lý do trả hàng của người mua.

Insight

Shopee yêu cầu người bán cung cấp 3 loại bằng chứng chính khi khiếu nại Hoàn trả/hoàn tiền: (1) Bằng chứng đóng gói - video quá trình đóng gói hàng trước khi giao cho ĐVVC, thể hiện mã đơn hàng, đóng gói đúng sản phẩm với số lượng và tình trạng nguyên vẹn, tuân thủ quy cách đóng gói hợp lệ. Đối với hàng điện tử có lý do lỗi không hoạt động, cần cho thấy sản phẩm hoạt động bình thường và nguyên seal nếu có. (2) Bằng chứng mở hàng hoàn - video mở kiện hàng trả về, quay 6 mặt kiện hàng và thao tác mở hàng, thể hiện rõ vấn đề cần khiếu nại như hư hỏng/bể vỡ, sai hàng/thiếu hàng, hàng đã qua sử dụng. (3) Các bằng chứng khác - bao gồm video kiểm tra hoạt động sản phẩm cho hàng điện tử bị lỗi, biên bản đồng kiểm với bưu tá khi kiện hàng không nguyên đai nguyên kiện, và bằng chứng chứng minh hàng chính hãng khi bị khiếu nại Hàng giả/nhái. Tất cả video phải liền mạch, rõ ràng, không chỉnh sửa. Các loại bằng chứng cần thiết khác nhau tùy theo từng loại khiếu nại cụ thể.

Hành động

Chuẩn bị bằng chứng đóng gói: Quay video liền mạch quá trình đóng gói, thể hiện rõ mã đơn hàng/mã vận đơn/mã QR, đóng gói đúng sản phẩm với số lượng chính xác và tình trạng nguyên vẹn, tuân thủ quy cách đóng gói hợp lệ. Đối với hàng điện tử, cho thấy sản phẩm hoạt động bình thường và nguyên seal. Chuẩn bị bằng chứng mở hàng hoàn: Quay video mở kiện hàng trả về, bao gồm 6 mặt kiện hàng, thông tin đơn hàng hoàn, và thể hiện rõ vấn đề cần khiếu nại. Bổ sung bằng chứng khác khi cần thiết: Video kiểm tra hoạt động cho hàng điện tử bị lỗi, lập biên bản đồng kiểm với bưu tá khi kiện hàng không nguyên đai nguyên kiện (thể hiện thông tin ĐVVC, thời gian, mã vận đơn, tình trạng sản phẩm, chữ ký bưu tá và người nhận). Chuẩn bị bằng chứng chính hãng: Nhà nhập hàng trong nước cung cấp hóa đơn GTGT có dấu mộc đỏ; nhà nhập khẩu cung cấp tờ khai hải quan; nhà sản xuất cung cấp đăng ký Thương hiệu; nhà phân phối cung cấp giấy chứng nhận đại lý/hợp đồng phân phối hợp lệ.

Điều kiện áp dụng

Áp dụng cho tất cả người bán Shopee khi cần khiếu nại yêu cầu Hoàn trả/hoàn tiền. Yêu cầu bằng chứng khác nhau tùy theo loại khiếu nại cụ thể.

Nội dung gốc (Original)

Thông Báo Mới Tất cả Cập Nhật Mới Nhất Quy Định Shopee Tính năng mới Cập Nhật Vận Chuyển Phương Thức Vận Chuyển Shopee Phân Bổ ĐVVC Tự Động Người Bán Kinh Nghiệm Shopee Captain Câu chuyện thành công Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Thanh toán & Trả hàng Về Chương trình & Công cụ Về Tăng doanh thu Về Xử lý đơn hàng & Vận chuyển Về Quản lý Shop Về Đăng bán sản phẩm Tổng Quan Khởi động bán hàng Shopee Shopee - Certified SSP Shopee-Certified Enablers Sao Quả Tạ Quy Định Vận Hành Quy Định Đăng Bán Quy Định Chat Shopee Mall Quản Lý Shop Thông Tin Thị Trường Shopee Uni Bắt Đầu Bán Hàng Thiết Lập Shop Kênh Quản Lý Shop Tài Khoản Và Bảo Mật Trang Trí Shop Chế Độ Tạm Nghỉ Nền Tảng Tài Khoản Phụ Quản Lý Đơn Hàng Hướng Dẫn Kết Nối API Xử Lý Đơn Hàng Vận Chuyển Quản Lý Tồn Kho Quản Lý Sản Phẩm Đăng Bán Mới Đăng Bán Hàng Loạt Hàng Đặt Trước Mẹo Hay về Đăng Bán Kênh Marketing Chương trình Tăng Đơn Cùng KOL YouTube Shopping Shopee Video Tiếp thị liên kết Người bán Quảng cáo Ngoại sàn Tổng Quan về Shopee MKT Chương Trình Shopee Công Cụ Marketing Của Shop Shopee Live Dịch Vụ Hiển Thị Gói Dịch Vụ & Chương Trình Mẹo Tăng Doanh Thu Tài Chính Quản Lý Doanh Thu SEasy - Cho Vay Người Bán Quy Trình Thanh Toán Số dư TK Shopee Phân Loại Phí Dữ Liệu Phân Tích Dữ Liệu Bán Hàng Hiệu Quả Hoạt Động Phát Triển Bán Hàng Toàn Cầu Chủ Động Bán Hàng Toàn Cầu Shop Yêu Thích Chăm Sóc Khách Hàng Dịch Vụ CSKH Sự Hài Lòng của Người Mua Trả Hàng/ Hoàn Tiền Trả Hàng / Hoàn Tiền Trả Hàng/ Hoàn Tiền Trả Hàng / Hoàn Tiền Mẹo cung cấp bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền giúp Người bán tăng cơ hội thành công Mẹo cung cấp bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền giúp Người bán tăng cơ hội thành công 02-06-2025 Đánh dấu trang A. Tổng quan quy trình Trả hàng/Hoàn tiền của Shopee

👉 Tham khảo thêm:

Quy trình Trả hàng/Hoàn tiền trên Shopee dành cho Người bán Hướng dẫn Người bán khiếu nại yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền của Shopee

B. Các loại bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền

Tùy theo từng trường hợp khiếu nại, Người bán cần cung cấp cho Shopee các loại bằng chứng cụ thể như sau:

Loại khiếu nại

1.Bằng chứng đóng gói

2.Bằng chứng mở hàng hoàn

3.Các bằng chứng khác

Khiếu nại quyết định hoàn tiền ngay của Shopee (không trả hàng)

Bắt buộc

Không

Không

Khiếu nại đơn hoàn trả từ Người mua

Không nhận được hàng hoàn

Không

Không

Không

Hàng hoàn bị hư hỏng/bể vỡ

Bắt buộc

Bắt buộc

  • Biên bản đồng kiểm với bưu tá nếu kiện hàng hoàn không nguyên đai nguyên kiện
  • Video kiểm tra tình trạng hoạt động của sản phẩm nếu nghi ngờ bị lỗi không hoạt động

Hàng hoàn thiếu sản phẩm/quà tặng/phụ kiện

Bắt buộc

Bắt buộc

Hàng hoàn sai

Bắt buộc

Bắt buộc

Hàng hoàn nguyên vẹn nhưng không đồng ý khiếu nại của Người mua

Không

Bắt buộc

Không

Không đồng ý với lý do Người mua trả hàng vì hàng giả/nhái

Tùy trường hợp

Tùy trường hợp

Bắt buộc. Bằng chứng chứng minh hàng chính hãng theo quy định.

C. Mẹo cung cấp các loại bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền

  1. Bằng chứng đóng gói

Cung cấp video quá trình đóng gói hàng trước khi Người bán bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC) thấy rõ các yếu tố sau:

Thông tin đơn hàng (mã đơn hàng/mã vận đơn/mã QR…); Đóng gói đúng sản phẩm, đầy đủ số lượng và tình trạng sản phẩm tốt/nguyên vẹn như trên đơn hàng Người mua đã đặt; Quy cách đóng gói hợp lệ theo hướng dẫn tại đây.

⚠️ Lưu ý:

  • Video cần liền mạch, rõ ràng, không có dấu hiệu chỉnh sửa.
  • Đối với hàng điện tử có lý do Trả hàng/Hoàn tiền của Người mua là Lỗi không hoạt động:
  • Bằng chứng đóng gói cần cho thấy sản phẩm hoạt động bình thường;
  • Nếu sản phẩm có seal: Bằng chứng cần cho thấy sản phẩm nguyên seal khi đóng gói.
  • Đối với lý do Trả hàng/Hoàn tiền là Bể vỡ, bằng chứng đóng gói cần cho thấy đủ vật liệu và quy cách đóng gói hợp lệ.

👉Ví dụ: Đơn hàng của Người mua là Lược gội đầu - phân loại màu đen - số lượng: 01

  1. Bằng chứng mở hàng hoàn

Cung cấp video quá trình mở kiện hàng hoàn (kiện hàng trả về) thấy rõ các yếu tố sau:

Thông tin đơn hàng hoàn (mã đơn hàng/mã vận đơn/mã QR…); Quay 6 mặt của kiện hàng và thao tác quá trình mở hàng;  Tình trạng hàng hoàn thể hiện rõ vấn đề mà Người bán cần khiếu nại (Ví dụ: Hư hỏng/ Bể vỡ, Sai hàng/Thiếu hàng/Hàng rỗng, Hàng đã qua sử dụng…).

⚠️ Lưu ý:

  • Video cần liền mạch, rõ ràng, không có dấu hiệu chỉnh sửa.
  • Nếu hàng hoàn bị lỗi hoạt động (thường gặp với hàng điện tử), Người bán cần cung cấp thêm video thao tác kiểm tra tình trạng hoạt động của sản phẩm.

👉Ví dụ:

Trường hợp 1: Hàng hoàn không đúng với hàng Người bán đã giao

Trường hợp 2: Hàng hoàn bị hư hỏng/bể vỡ

  1. Các bằng chứng khác

a. Bằng chứng bổ sung tùy theo trường hợp

Sau đây là một số trường hợp đặc biệt mà Người bán cần bổ sung thêm bằng chứng khác:

Trường hợp 1: Hàng trả về bị lỗi hoạt động (thường gặp với hàng điện tử)

Ngoài video mở hàng hoàn, Người bán cần bổ sung thêm video thao tác kiểm tra tình trạng hoạt động của sản phẩm.

👉Ví dụ: Người mua trả hàng vì Người bán giao sai màu (mua tai nghe màu trắng nhưng giao nhầm màu đen) → Sau khi nhận hàng hoàn về, Người bán khiếu nại sản phẩm bị lỗi không hoạt động.

Trường hợp 2: Kiện hàng trả về không nguyên đai, nguyên kiện*

*Hàng không nguyên đai, nguyên kiện là hàng không có thùng đóng gói (ví dụ chỉ đóng gói bằng bao ni lông) hoặc thùng đóng gói bị rách nát, ướt, thủng lỗ có nguy cơ rớt hàng,…)

👉Người bán cần bổ sung Biên bản đồng kiểm với bưu tá (tham khảo tại đây - Mục 2).

Biên bản đồng kiểm thể hiện:

(A) Thông tin ĐVVC (B) Thời gian lập biên bản (C) Thông tin đơn hàng hoàn: mã vận đơn hoàn trả/địa chỉ người gửi/nhận hoặc thông tin sản phẩm… (D) Tình trạng sản phẩm/kiện hàng hoàn (E) Chữ ký bưu tá và người nhận

b. Bằng chứng chứng minh hàng chính hãng

Người bán

Các loại giấy tờ cần cung cấp

Chi tiết cần thể hiện trên giấy tờ

Nhà nhập hàng trong nước

Hóa đơn GTGT mua hàng chính hãng có dấu mộc của nhà phân phối (VAT)

  • Ngày xuất hóa đơn;
  • Địa chỉ trên hóa đơn trùng với thông tin của Người bán trên Shopee;
  • Dấu mộc đỏ dành cho hóa đơn giấy (hoặc dấu tick xanh dành cho hóa đơn điện tử);
  • Số lượng nhập hàng trên hóa đơn.

Nhà nhập khẩu

Tờ khai hải quan/Giấy tờ Nhập Khẩu

  • Số giấy phép chính xác, tên sản phẩm và số lượng nhập khẩu;
  • Dấu mộc chính thức, ngày đăng kí

Nhà sản xuất

Đăng ký thương hiệu (Giấy chứng nhận thương hiệu hoặc giấy xác nhận hồ sơ đăng ký thương hiệu hợp lệ của Cơ Quan Nhà Nước)

  • Quyết định & chữ ký và dấu mộc đỏ của cục sở hữu trí tuệ;
  • Thương hiệu/nhãn hiệu trùng khớp với sản phẩm trên Shopee;
  • Tên công ty/người đại diện trùng khớp tên Người bán trên Shopee.

Nhà phân phối

Giấy chứng nhận Đại lý/Hợp đồng phân phối từ hãng ký thương hiệu hợp lệ của Cơ Quan Nhà Nước)

  • Tên nhà phân phối trùng với Người bán trên Shopee;

  • Sản phẩm trên giấy chứng nhận nhà phân phối trùng khớp đơn hàng trên Shopee;

  • Thời gian được chứng nhận đại lý phải trước ngày đơn hàng được tạo;

  • Chữ ký và dấu mộc đỏ của nhà cung cấp.

Bài viết này có hữu ích đối với bạn? Có nè Không hẳn Tiếp theo: Quản lý yêu cầu hủy đơn của Người mua khi đơn hàng đang trong quá trình vận chuyển Tham khảo thêm Quản lý yêu cầu hủy đơn của Người mua khi đơn hàng đang trong quá trình vận chuyển Tổng quan trang quản lý Trả hàng/Hoàn tiền/Hủy dành cho Người bán Quy trình Shopee bồi thường cho Người bán đối với đơn Trả hàng/Hoàn tiền vì lý do “Chưa nhận được hàng” Mục lục bài viết

A. Tổng quan quy trình Trả hàng/Hoàn tiền của Shopee

B. Các loại bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền

C. Mẹo cung cấp các loại bằng chứng khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền

Liên kết

Xem thêm:

Sơ đồ

Liên kết ngược